مدیریت قرارداد عبارت است از نظارت بر قراردادهای یک پروژه از مرحله اولیه پیش از اعطای آن تا تکمیل. مدیریت صحیح قرارداد تضمین می کند که بودجه و منابع پروژه با اهداف کلی آن همخوانی دارد. ردیابی قراردادها در حین پیشرفت و شناسایی و مدیریت هر گونه مسائلی که به وجود می آیند یک فرآیند مهم مدیریت پروژه است.
مدیریت قرارداد، به عنوان بخشی از مدیریت پروژه، با فروشندگان، فروشندگان، و/یا تامین کنندگان و مدیریت تدارکات طبق شرایط و ضوابط تعیین شده در قراردادها سر و کار دارد.
سیستم های مدیریت قرارداد می توانند حجم کاری مورد نیاز برای رسیدن به ایجاد قرارداد و مراحل بعدی مدیریت قرارداد را کاهش دهند. نرم افزار قرارداد اغلب دارای یک پایگاه داده پیمانکار داخلی است، می تواند درخواست برای پیشنهادات (RFP) ایجاد کند و تجزیه و تحلیل پیشنهادات را انجام دهد. پس از انتخاب پیمانکار، سیستم‌های قراردادی به سازمان‌های پروژه کمک می‌کنند تا قرارداد را اعطا کنند، تاسف‌نامه‌ای را برای کسانی که انتخاب نشده‌اند ارسال کنند و تغییرات پیمانکار و صورت‌حساب‌ها را در نرم‌افزار مدیریت کنند.
مراحل مدیریت قرارداد
1. ایجاد قرارداد
2. مذاکره قرارداد
3. تایید قرارداد
4. نهایی شدن قرارداد
5. مدیریت تغییر قرارداد
فاز 1: ایجاد قرارداد
مهم است که سیستم های مدیریت قرارداد قادر به ترکیب رویه های استاندارد شده با جزئیات خاص برای اهداف سازمانی باشند. این مرحله مدیریت قرارداد شامل شناسایی نوع قرارداد و مسئولیت هر کار است. فرآیند برنامه ریزی شامل منابع، اهداف و کارکنان است و در عین حال خطرات و چالش های بالقوه پروژه را توسعه می دهد.
فاز 2: مذاکره قرارداد
تمام قراردادهای پروژه باید به گونه ای نوشته شود که اهداف و ارزش های سازمانی را منعکس کند. مذاکره به ایجاد اعتماد بین دو طرف قرارداد کمک می کند. پس از تنظیم قرارداد اولیه، مذاکره صورت می گیرد که در آن موارد خط مورد بحث، تغییر، به روز رسانی یا حذف کامل قرار می گیرند.
فاز 3: تصویب قرارداد
تأیید قرارداد اغلب شامل چندین امضا از سوی مدیران و بخش‌های مختلف و همچنین پیمانکاران و فروشندگان است. ممکن است همه باید قبل از انجام معامله نهایی، مشخصات قرارداد را تأیید کنند.
فاز 4: نهایی شدن قرارداد
فرآیند امضای قرارداد بین طرفین درگیر آخرین گام برای شروع پروژه است. به همین دلیل است که توانایی دریافت سریع امضا از همه طرف های درگیر، صرف نظر از مسافت یا مکان، برای جلوگیری از تاخیر بسیار مهم است.
فاز 5: مدیریت تغییر قرارداد
پس از شروع کار، تغییرات پروژه تضمین می شود که در طول چرخه عمر پروژه رخ دهد. تغییرات پروژه باید با دقت مدیریت شود و همه تغییرات باید به طرف های مربوطه اطلاع رسانی شود. تمام داده ها و اطلاعات مربوط به تغییرات در مهلت های قرارداد، بودجه، هزینه ها و غیره باید به طور کامل پیگیری و با تیم های درگیر به اشتراک گذاشته شود.
مدیران قرارداد در مقابل مدیران پروژه
مدیریت قرارداد و مدیریت پروژه همپوشانی زیادی دارند. در حالی که مسئولیت‌های بین مدیران پروژه و مدیران قرارداد بسیار متفاوت است، مدیران قرارداد بر مدیریت کل فرآیند قرارداد در طول چرخه عمر پروژه تمرکز می‌کنند.
در درجه اول، مدیران قرارداد مسئول هر چیزی که مربوط به نوشتن، تأیید، امضا، اصلاح و لغو قرارداد است، در حالی که مدیران پروژه مسئول هر چیزی که مربوط به عملکرد واقعی و تحقق اهداف قرارداد است، هستند. هر دو نقش زمانی به بهترین شکل عمل می کنند که یک فرآیند به وضوح تعریف شده برای هر دو وجود داشته باشد.
مدیران پروژه می توانند با ارائه بینش انتقادی در مورد ارزش برخی الزامات و فرصت های واقع بینانه برای دستیابی به نتیجه دلخواه مشتری، به تلاش های مدیران قرارداد کمک کنند. به عنوان مثال، مدیران پروژه می توانند ارزیابی کنند که آیا برآورد هزینه و زمان بندی واقع بینانه است یا خیر، ریسک ها و فرصت هایی را که پروژه فراهم می کند تجزیه و تحلیل کنند و شرایط و ضوابط خاصی را برای تطبیق قرارداد با اهداف پروژه توصیه کنند.
برای سازمان های پروژه ای که با پیمانکاران یا شرکت ها وارد پروژه می شوند بسیار مهم است که چرخه قرارداد نظارت و کنترل شود. مذاکرات ضعیف در مورد قرارداد، قراردادهای ناکافی نوشته شده، و/یا عدم نظارت می تواند منجر به مسائلی شود که اغلب منجر به اختلافات پرهزینه یا تاخیر در پروژه می شود. مدیریت قرارداد مستلزم مدیریت زمان، توجه به جزئیات، مدیریت ریسک و انطباق است. وجود ابزارها و فرآیندهای مدیریت قرارداد کمک می کند تا مدیریت قراردادها آسان تر و کارآمدتر شود.
چرا مدیریت قرارداد مهم است؟
قراردادهای پروژه پارامترهایی را برای استراتژی‌ها، فرآیندها و روابط کلیدی کسب‌وکار پروژه ایجاد و ارائه می‌کنند. مدیریت قرارداد موثر می تواند به شرکت ها و سازمان های پروژه کمک کند تا در سطح جهانی بهتر رقابت کنند، به ویژه آنهایی که تیم های دورافتاده دارند و/یا آنهایی که منطقه زمانی و فرهنگ متفاوتی دارند.
از آنجایی که قراردادهای پروژه شامل شرایط پرداخت، مذاکرات، گردش کار، انتظارات خدمات و تعهدات مربوط به انطباق است، مدیریت قرارداد با اطمینان از انطباق در زمان و در صورت لزوم به حداقل رساندن ریسک پروژه کمک می کند. مدیریت قرارداد کارآمد همچنین نظارت و ردیابی را برای سازمان های پروژه فراهم می کند. ابزارهای مدیریت قرارداد که امکان مشاهده بلادرنگ همه جنبه‌های قرارداد را در طول زمان فراهم می‌کنند، به مدیریت اجازه می‌دهد تا تصمیمات هوشمندانه‌تری برای پروژه بگیرد و زودتر اقدام کند.
مهم است که قراردادهای آغاز شده منعکس کننده اهداف، جدول زمانی، بودجه پروژه و منابع موجود باشد. آنها همچنین باید مقررات، مشخصات و خطرات احتمالی را منعکس کنند. وجود یک ابزار مدیریت قرارداد، تمام جنبه های پروژه را به یکدیگر مرتبط می کند، یک مسیر حسابرسی در طول بازنگری ها ارائه می دهد و ارتباط با افراد مناسب را در زمان مناسب تضمین می کند.
مدیریت قرارداد به سازمان‌های پروژه کمک می‌کند تا چگونگی تأثیر بهره‌وری، عملکرد، نیروی کار و موجودی پروژه بر رشد و سودآوری آنها در طول پروژه را در نظر بگیرند. این برنامه ارتباطات، ردیابی، کنترل تغییر و سایر وظایف را کنترل می کند.
چالش های مدیریت قرارداد
قراردادها دارای مراحل و بخش های زیادی هستند. این بدان معناست که ردیابی و مدیریت تمام بخش‌های یک قرارداد می‌تواند منجر به چالش‌های زیادی شود، و حتی بیشتر از آن زمانی که صدها قرارداد در یک پروژه وجود دارد. پروژه ها و پروژه های بزرگ جهانی اغلب شامل قراردادهای بزرگ و پیچیده ای است که شامل سرمایه گذاری های مشترک، بسیاری از پیمانکاران و پیمانکاران فرعی است.
مدیریت دستی فرآیندهای مدیریت قرارداد می تواند چالش های مهمی را به همراه داشته باشد، از جمله:
اجرای قرارداد: مدیریت ضعیف قرارداد اغلب منجر به گم شدن یا مفقود شدن فایل‌ها می‌شود و تأییدیه‌ها و امضاهای نهایی قرارداد به میزان قابل توجهی طولانی‌تر می‌شوند.
پیگیری قرارداد: نظارت و ردیابی قراردادهای امضا شده که سپس به سایر اعضای تیم یا بخش هایی که ممکن است با آنها آشنا نباشند منتقل می شود، برای جلوگیری از تاخیر بسیار مهم است. تاخیر در پروژه منجر به هزینه بیش از حد پروژه می شود.
بازنگری قرارداد: مدیریت تغییرات قرارداد قبل و بعد از تایید قرارداد برای موفقیت پروژه مهم است. وجود ابزاری برای کمک به ردیابی تغییرات در مناطق زمانی، مناطق و تیم‌ها به اطمینان از کنترل نسخه و تحویل به موقع و اثبات شده کمک می‌کند. همه اینها به کاهش ریسک، تاخیر، خطا و غیره کمک می کند.
انطباق با قرارداد: قراردادها به اطمینان از انطباق با پارامترهای مورد توافق کمک می کند. مدیریت قرارداد موثر، انطباق و مقررات را در سراسر پروژه به گونه‌ای ایجاد می‌کند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از مسائل و پیامدهای قانونی اجتناب کنند.
مزایای سیستم مدیریت قرارداد
یک ابزار مدیریت قرارداد موثر، رویکرد حرفه‌ای به مدیریت قرارداد را تضمین می‌کند که مدیریت ریسک، افزایش سودآوری را بهتر تسهیل می‌کند و بازگشت سرمایه (ROI) روشنی را در هزینه در مقابل سود فعالیت‌های مدیریت قرارداد فراهم می‌کند. بهترین شیوه‌های مدیریت قرارداد، مانند پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت قرارداد، کیفیت ارتباط با مشتری را بهبود می‌بخشد و یک خط باز از ارتباطات قراردادی مستند را حفظ می‌کند. این به جلوگیری از تعارض و تشدید قرارداد کمک می کند.
مزایای اضافی مدیریت قرارداد:
وجود یک سیستم یکپارچه بین مدیریت قرارداد و کنترل‌های پروژه به متخصصان پروژه هشدار می‌دهد که در آن هزینه یا زمان‌بندی بیش از حد ممکن است رخ دهد. پروژه‌هایی با سیستم‌های مدیریت یکپارچه قرارداد و مدیریت هزینه قادر به جمع‌آوری مؤثر پیشنهادات قرارداد، انجام تجزیه و تحلیل پیشنهادات و اعطای قراردادها هستند. تغییرات قرارداد را می توان اضافه کرد و تعهدات به روز شده را می توان برای گزارش پروژه به تیم مدیریت هزینه ارسال کرد. علاوه بر این، یک سیستم مدیریت قرارداد خوب قادر به ارزیابی عملکرد قرارداد و محاسبه پیشرفت دقیق است.